員工每天花在處理各式各樣的文件,已經花費很多的時間! 加上在這Covid-19疫情期間,很多企業因為員工分流上班,更顯得人力效能不彰! 這時候,是考慮優化辨公室流程最好的時機!!
文件辨識流程自動化,不但可以幫助企業增加效率、提高正確性、降低管理風險,增加員工向心力,還可以改善企業文化增加整體競爭力!
但是,目前企業的文件會因不同部門,不同廠別或不同的區域而有不同的流程。也會因不同的客戶及廠商,而拿到各式各樣的合約、採購單、生產規格、管理文件、支出明細,出貨單、收貨單、匯款單據,等等… 這麼多的不同結構的流程跟單據,我該從那裡著手?
- • 結構化文件:
- 例如護照、身份證、證照、快遞單據...。單據欄位全部固定,且內容幾手不會產生太大的變化。
- • 半結構化文件:
- 例如國內發票、invoice、採購單、PR/PO...。上半部的表頭欄位是固定的。但表身欄位,有可能因文字敘述的長短,而造成表身的長短不一。
- • 非結構化文件::
- 例如合約、e-mails、健康紀錄...。合約及e-mail的格式,依個人習慣及每個客戶及機構的不同要求而有不同的格式。
盟立UiPath智能文件辨識
還好,有了盟立UiPath智能文件辨識 (UiPath Document Understanding) 之後,所有的不可能,都變成可能!!
盟立透過訪談,會以專業知識及經驗提供最佳化的流程建議,並且利用 OCR 及 AI 機器學習(Machine Learning)的交互作用,再應用UiPath RPA的自動化流程,輕易的幫您解決各種文件方面的問題。
首先依不同部門或單位,定義各種文件的型態及必要的資料欄位。再以OCR技術,將圖像中的資料數位化。(如圖)

接下來,以機器學習(Machine Learning)增進資料正確性,更可以經過人員的驗證,以確保資料正確無誤。之後系統會依讀取到的資料,為文件進行分類並萃取所有必要的資料,而且可以馬上匯出,做為下一個RPA自動化流程的input。
就這樣,可以將您寶貴的員工資源,從每天眼睛在尋找著欄位,手指不斷的敲著鍵盤,且每日不斷的循環中,抽離出來。讓他們貢獻所學及經驗,用在更有價值的地方,創造勞資雙贏的局面。
文件辨識流程(Document Understanding flow):
- 預處理:定義文件型態及需要截取資料的欄位。
- 數位化:將圖案轉為資料,必要時,會用到OCR。
- 文件分類:DU判斷文件屬性並分類。
- 資料萃取:依不同的資料型態開始截取資料。
- 資料驗證:如有需要,可人為介入驗證。
- 匯出:匯出驗證過後的資料,做為之後流程的資料來源。
盟立集團 是您企業的最佳夥件
世界上每家公司都有文檔,而且他們每天都在新增更多的文檔!!處理大量文檔的有效方法就是自動化。根據 Gartner 的一份新聞稿,對於一個擁有 40 名全職會計人員的組織來說,僅財務部門就可以節省 25,000 小時的人為錯誤所造成的重工,每年的成本為 878,000 美元,而這只是一個部門所省下的費用。想像一下,如果包含人力資源、進出口、總務等部門都實施文件辨識(Document Understanding)自動化的話,可以節省多少成本!!
盟立UiPath智能文件辨識(Document Understanding)自動化系統,除了幫助您節省工時成本,也同時增加了正確性,相對的可以加速公司決策的速度,讓公司在這分秒必爭的競爭中,先發制人,取得先機!!